Faktury, které se zpracují samy: postavili jsme si vlastní účtárnu

Každý, kdo někdy vedl firmu nebo byl na volné noze, zná ten měsíční rituál. Otevřete e-mail. Hledáte přijaté faktury mezi stovkou jiných zpráv. Stahujete přílohy. Přejmenováváte soubory. Otvíráte účetní systém a ručně přepisujete částky, data a názvy dodavatelů. Pak se vrtáte v bankovním výpisu a párujete, co k čemu patří.

Je to nudné, je to pomalé a hlavně se v tom strašně snadno chybuje. Jedno přehozené číslo a sedíte nad tím, proč vám něco nesedí.

Nás to přestalo bavit. Tak jsme si přes vibecoding postavili vlastní nástroj, který tenhle celý kolotoč udělá za nás - od stažení faktury z e-mailu až po nahrání do účetnictví. A co je možná nejdůležitější: běží lokálně na našem počítači. Žádný cloud, žádná sdílená databáze.

Co nás to reálně stálo

Než zazní čísla, je dobré říct, kde se ta práce schovává. Není to jen "pár minut s fakturou".

• Hledání a stahování. Faktury chodí na různé adresy, od různých dodavatelů, v různých formátech. Najít je a stáhnout zabere čas u každé jednotlivě.
• Přepisování do účetnictví. Dodavatel, částka, datum zdanitelného plnění, variabilní symbol. Ručně, položku po položce. A tady vzniká většina chyb.
• Párování s bankou. Sedíte nad výpisem a hledáte, která platba patří ke které faktuře. U desítek pohybů měsíčně je to detektivka.
• Třídění do období. Aby seděla DPH, musí každá faktura skončit ve správném měsíci podle DUZP.

Sečteno za celý rok to nejsou minuty, ale stovky hodin. A k nim skrytá daň: každá ruční chyba, kterou pak někdo musí najít a opravit.

Rozhodnutí postavit si vlastní

Možnosti byly v zásadě tři. Platit někomu, aby to dělal ručně. Koupit hotový software a přizpůsobit se tomu, jak funguje on. Nebo si postavit nástroj přesně na to, jak pracujeme my, napojený přesně na služby, které už používáme.

Před dvěma roky bych třetí možnost ani nezvažoval. Dnes mám za sebou desítky projektů postavených vibecodingem a vím, co je reálné. Spojit dohromady e-mail, banku, účetnictví a AI do jednoho toku není raketová věda. Je to otázka dobrého zadání a pár (desítek) hodin práce.

Rozhodli jsme se postavit. Interně appce říkáme NIFTY CFO - protože reálně zastane velkou část toho, co by jinak dělal člověk ve financích.

Co nástroj dělá - od A do Z

Tohle je ten rozdíl. Věc, která dřív trvala desítky hodin, je teď otázka pár kliknutí. Workflow vypadá takhle:

1. Stáhne faktury z e-mailu. Připojí se k nakonfigurovaným schránkám a stáhne přílohy přijatých faktur. Žádné ruční prohledávání inboxu.
2. Přečte data pomocí AI. Z každého PDF vytáhne dodavatele, částku, datum a DUZP. Tohle dělá Claude - umí přečíst i nestrukturovanou fakturu, kterou by žádný jednoduchý skript nezvládl.
3. Roztřídí faktury do měsíců. Podle data zdanitelného plnění uloží fakturu do správné složky. Když nástroj spustíte podruhé, díky kontrole obsahu nevznikají duplicity.